Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях. Документооборот и пути его оптимизации Документооборот как эффективный инструмент оптимизации управленческих решений

Факторы, влияющие на рост документооборота
Целесообразность создания единой централизованной системы электронного документооборота

В 1983 году вышла в свет работа В. С. Мингалева «Общие закономерности и тенденции документообразования в социальноэкономических системах управления».

В этой работе впервые была сделана удачная попытка системного подхода к проблеме документообразования на основе методов математической статистики, информационного анализа и других современных методов. Эта работа, ставшая библиографической редкостью, работа, которая положила начало так и не реализованному в дальнейшем новому научному направлению, сегодня актуальна как никогда. В статье я буду опираться на основные научные положения этой работы.

Прежде всего, необходимо обозначить проблему. Рост объемов документооборота - насколько этот процесс объективен? Какие факторы способствуют росту окументооборота? Надо ли ограничивать рост объемов документооборота? Какие методы для этого можно использовать? Что дает сокращение объемов документооборота? На эти вопросы я попытаюсь дать ответы.

Итак, обратимся к характеристике объемов документооборота. К сожалению, мне не удалось сформировать стройный и полный статистический ряд, поскольку это требует отдельной серьезной и кропотливой, долговременной работы. Однако и имеющиеся в наличии данные достаточно красноречиво обозначают существующие тенденции.
По данным из работы В. С. Мингалева:

в 1960 г. в СССР создавалось 30 млрд листов документов (150 млн дел);
в 1965 г. в СССР создавалось 40 млрд листов документов (200 млн дел);
в 1970 г. в СССР создавалось 60 млрд листов документов (300 млн дел).

К сожалению, другими статистическими сведениями мы не располагаем. На основе приведенных данных можно заключить, что темпы роста объемов документооборота в указанный период составили примерно 10% в год.

Примерно таким же был прирост объема документов и в США:

в 1964 г. - 125 млрд листов документов
в 1968 г. - 175 млрд листов документов, то есть примерно 8% в год.

Тогда это считалось серьезной проблемой, и была поставлена задача сократить документооборот.

Говоря о современном периоде, следует заметить, что специальных исследований объемов документооборота не проводится. Лишь в рамках научных исследований ВНИИДАД
изучает объемы документооборота в федеральных органах исполнительной власти. У нас накоплены данные по этому показателю начиная с 2005 года. Однако абсолютно достоверными их назвать нельзя, так как изучение производилось методом анкетирования.

В 2005–2006 гг. в анкетировании участвовали 39 федеральных органов исполнительной власти, в 2007–2008 гг. - 58 федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), в 2009–2010 гг. - 64. На основе усредненных данных можно заключить, что ежегодный прирост объема документооборота составляет:

2005–2006 гг. - 17%;
2007–2008 гг. - 20%;
2009–2010 гг. - 9%.

В определенной степени эти данные подтверждаются Росархивом.

В годовом отчете за 2010 год Росархив отметил рост объемов документов. По сравнению с 2006 годом он возрос на 202,4 тыс. дел (18%) и составил 1,3 млн дел. При среднем объеме дела в 250 листов это составляет 325 млн листов документов.

Таким образом, в стране наблюдается устойчивый рост объемов документооборота.

То же самое можно сказать и о росте числа видов и разновидностей документа.

Согласно имеющимся данным, в России до 1917 года насчитывалось около 1000 названий видов и разновидностей документов. Современный Перечень типовых управленческих архивных документов содержит 2773 типовых вида, а в целом в государстве сейчас циркулирует свыше 5000 видов и разновидностей документов.
Зададимся следующим вопросом: насколько объективен рост объемов документооборота?

В уже упоминавшейся работе В. С. Мингалев выделил ряд факторов, влияющих на рост объемов документооборота. Отметим те из них, которые, по нашему мнению, сохранили актуальность сегодня:

численность населения;
рост объемов производства;
научнотехнический прогресс;
численность и качественные характеристики управленческого персонала;
формы и методы организации управления;
бюрократизм и волокита.

Итак, рассмотрим фактор численности населения страны. Исходный постулат: с ростом численности народонаселения происходит увеличение объемов документооборота, так как происходит количественное увеличение документов, обеспечивающих жизнедеятельность человека. После возникновения современной российской государственности численность населения сократилась примерно вдвое и ежегодно продолжает уменьшаться. Следовательно, объективно можно сделать вывод о том, что на увеличение объемов документооборота этот фактор влиять не должен.

Фактор роста объемов производства. Здесь необходимо учесть разницу в объемах производства СССР и современной России, сырьевую направленность народного хозяйства Российской Федерации, сокращение высокотехнологичных производств, которые ранее требовали значительных объемов научнотехнической документации. Следует признать, что ежегодный прирост ВВП страны в 3–4% предполагает, по аналогии с советским периодом, примерно такой же рост объемов документооборота. На практике, как мы видели, этот прирост значительно превосходит показатели экономического роста.

Научнотехнический прогресс дал возможность широкого использования компьютерной техники и информационных технологий. Лучшую характеристику их применения в работе с документами дал Президент страны Д. А. Медведев: «У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном используются, сами знаете, для чего. По сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать.

Мы уже пятый год переводим нашу работу в электронный вид. То есть уже пять лет мы все занимаемся электронным документооборотом. На самом деле даже больше, потому что я, работая в Администрации Президента лет шесть или даже семь назад, пытался это делать в Администрации - безуспешно. Потом мы этим занимались в Правительстве. К сожалению, в этом смысле похвастаться нечем». Вывод печальный, хотя я и не разделяю пессимизм Президента страны.

Однако на практике внедрение современных информационных систем, систем электронного документооборота зачастую не приводит к уменьшению объемов документооборота. Наоборот, мы видим образование двух документооборотов - бумажного и электронного, работа с которыми ложится серьезной нагрузкой на персонал управляющих документацией.

Есть проблемы, связанные с численностью и качеством управленческого персонала. К сожалению, мы лишены достоверных данных о численности современного управленческого аппарата. 17 октября 2011 года на встрече Президента Российской Федерации Д. А. Медведева с главой Совета Федерации В. И. Матвиенко и ее заместителями было предложено сократить количество региональных подразделений федеральных ведомств, которых в среднем на каждый субъект Федерации приходится 30. В. И. Матвиенко назвала и точную цифру «лишнего штата» - 400 тыс. человек. («Российская газета», 18 октября 2011 г.). Очевидно, что каждый «лишний» чиновник производит значительное количество «лишних» документов.

Рациональная организация управления документами, организация делопроизводства служит существенным элементом укрепления аппарата управления, его стабильности.
Известно, что делопроизводство является зеркальным отражением системы управления. Традиционная иерархическая модель отечественного управления требует значительного числа перемещений документов в процессе их обработки и по вертикали, и по горизонтали. Каждое такое перемещение неизбежно сопровождается появлением копий, справок, листов согласования и других документов. Несмотря на многочисленные попытки реформирования государственного управления, оно так и не обрело современного облика. Более того, непрерывное реформирование системы управления само по себе создает проблемы и способствует росту документооборота. Мало кто задумывается над тем фактом, что любые изменения структуры, правового положения, наименований органов управления влекут за собой огромную работу по изменению уставных документов подведомственных организаций, их регистрации и перерегистрации в различных инстанциях.

И конечно, бюрократизм и волокита также ведут к увеличению объемов документооборота.

Еще один аспект проблемы - непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности. Примечательно, что эти изменения не влекут за собой упрощение формуляров документов, сокращение числа реквизитов. Нет, наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления. Из практики, опытным путем получены данные, что новый бланк платежного поручения увеличивает трудоемкость оформления примерно на 20%, а больничного листа - на 30%. Насколько оправдано такое увеличение? Что дает увеличение числа реквизитов, какая экономическая эффективность при этом достигается? Нет ответа. А ведь мы взяли для примера самые простые, «обиходные» документы.

Возьмите госконтракты. В России только в системе госзакупок заключается ежегодно 10 млн контрактов. Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе и умножьте их количество на 10 млн контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько!!!

Совсем недавно министр экономического развития гжа Набиуллина с тревогой отметила, что в сфере реализации госуслуг образуется ежегодно около 82 млн документов.
Спрашивается, насколько опасен рост объемов документооборота?

На наш взгляд, вопрос риторический. Безусловно, рост объемов документооборота имеет свои пределы, выражающиеся в ограничениях ресурсов, которые необходимы для его полноценной обработки.

Рассмотрим основные направления сокращения документооборота. Прежде всего, обозначим два основных метода:

нормативное ограничение;
научнообоснованное ограничение объемов документооборота.

Если говорить о нормативных методах ограничения (оптимизации) документооборота, то следует вспомнить опыт США, где действуют на федеральном уровне «Закон о сокращении работы с документами»; в некоторых штатах действуют законы, регламентирующие процессы документообразования. И в ряде других государств существуют нормативные правовые акты, регулирующие многие аспекты управления документами.

Другой пример дает нам Республика Беларусь, где несколько лет тому назад по распоряжению Президента страны А. Г. Лукашенко была выполнена беспрецедентная работа по сокращению объемов документооборота в два раза.

В Австралии запрещается создание документов на бумажной основе, если есть возможность использовать электронные документы.

В СССР периодически проводились кампании по сокращению аппарата управления и одновременно по сокращению объемов документооборота. То есть для сокращения объемов документооборота можно использовать административные и нормативноправовые методы. Думается, что в условиях Российской Федерации эти методы также имеют шансы на успех.

В данном случае я имею в виду необходимость возродить унифицированные системы документации, закрепить в положениях о соответствующих ведомствах обязанность вести УСД. Кроме того, в положение о ФОИВ следовало бы записать ответственность за управление документами, обязанность содержать их в порядке, обеспечивать их учет и хранение, как это сделано, например, в Чехии специальным законом.

Думается, что проводимая сегодня ФОИВ большая работа по созданию перечней документов с указанием сроков хранения и перечней электронных документов является необходимым этапом работы по возрождению УСД.

Разумеется нам, как представителям науки, ближе научные методы сокращения объемов документооборота, основанные на исследовании состава документального фонда организации, унификации документов, устранения так называемых «лишних» и «тупиковых» документов, то есть с использованием как традиционных, так и современных методов оргпроектирования. Графические, матричные, математические методы, компьютерное моделирование вновь должны найти свое применение на практике.

Надо отметить, что в последние годы недооценивается необходимость предпроектного этапа внедрения СЭД, на который не выделяется достаточных средств.

Внедрение СЭД, особенно системы межведомственного документооборота, должно способствовать сокращению объемов документооборота. Сейчас этому мешает ряд обстоятельств.

Ряд федеральных органов исполнительной власти не имеет ведомственных систем электронного документооборота или имеет системы ненадлежащего качества, в связи с чем федеральные органы исполнительной власти нуждаются в значительных финансовых средствах на создание или модернизацию систем, при этом соответствующие заявки на данные цели, как правило, Минфином России не поддерживаются.

В федеральных органах исполнительной власти фактически отсутствует внутренняя нормативная база безбумажного документооборота, в результате разработки которой должны быть утверждены перечни документов, создаваемых и обрабатываемых в электронной форме, должна быть проведена унификация внутриведомственной документации.

Отсутствуют единые технологии формирования архивов электронных документов, предусматривающие их последующую передачу на постоянное государственное хранение, а также обеспечивающие их долговременную сохранность в соответствующих форматах.

В ФОИВ в настоящее время применяется разнотипное программное обеспечение и десятки СЭД, значительно отличающихся друг от друга по применяемым технологическим решениям и выполняемым функциям, поскольку типовые требования государства к таким системам до настоящего времени отсутствуют. Такое положение наблюдается только в России, в других развитых странах разработчики СЭД подчиняются требованиям, устанавливаемым государством для систем данного типа.

В данной ситуации представляется целесообразным рассмотреть вопрос о создании единой централизованной системы электронного документооборота и подключении к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота.

Это позволит улучшить качество СЭД, существенно уменьшить затраты на их разработку, внедрение и эксплуатацию в каждом таком органе, а также обеспечит внедрение единых стандартов делопроизводства и межведомственный документооборот, согласованный с МЭДО. При такой системе можно будет обеспечить «прозрачность» документооборота, единую регистрацию и эффективный контроль исполнения документов, оптимизировать состав применяемой документации. Данное решение также позволит в дальнейшем обеспечить передачу электронных документов на архивное хранение и интеграцию СЭД с соответствующими информационными системами архивных органов и организаций.

Следует также отметить, что в структуре федеральных органов исполнительной власти в настоящее время отсутствует орган, наделенный соответствующими полномочиями по реализации государственной политики, нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота, что также негативно сказывается на состоянии делопроизводства и внедрении современных информационных технологий в указанной сфере. Думается, что появление такого органа позволит нам удержать рост объемов документооборота в разумных пределах и упростить в целом систему документационного обеспечения управления.

Делопроизводство 2, 2012

М. В. Ларин, директор ВНИИДАД, профессор, д. и. н., заслуженный работник культуры РФ

Если вы давно собирались что-то изменить в процессах делопроизводства, то начало года - самое благоприятное для этого время. С нового года традиционно хотят начать все с чистого листа. Уровень сопротивления изменениям в это время всегда ниже: люди психологически готовы к переменам именно в начале года. Глобальных изменений мы планировать не будем, а вместо этого найдем проблемные точки в системе делопроизводства организации и подумаем, как их устранить.

В начале рабочего года есть шанс улучшить многие процессы, в т.ч. делопроизводственные, скорректировав их и устранив те недостатки, которые мешали в прошлом году.

Обратите внимание: мы не говорим о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации. Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег.

Создание и учет документов

Какие бланки вам нужны?

Напомним, что минимальный набор бланков организации - это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Этот список можно расширить и ввести бланки для отдельных документов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - для приказов, распоряжений, служебных записок), бланки структурных подразделений и лично топ-менеджеров.

Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем. Однако это не обсуждается и не имеет отношения к нашей статье.

Область оптимизации в случае с бланками другая. Тем, кто чувствует, что ситуация с оформлением документов на бланках в их организации далека от идеальной, предлагаем ответить на следующие вопросы:

Вопрос № 1: нужны ли компании бланки для отдельных видов документов?

Определить, что компании нужны бланки для отдельных видов документов, очень просто: если секретарь видит, что из нескольких приказов (служебных записок, протоколов, актов и т.д.), которые принесли директору на подпись, каждый имеет собственное оформление, шрифт, поля и даже логотип, то бланки этих видов документов давно пора унифицировать. И пусть на юридическую силу документа форма бланка не влияет (исключая бланки писем), то для удобства восприятия текста это имеет решающее значение.

Вопрос № 2: нужны ли компании бланки структурных подразделений, должностных лиц?

Обычно такие бланки есть в организации с децентрализованной системой делопроизводства: если письма, подписанные исполнительным директором, регистрируются в его приемной и на стол к генеральному директору не попадают вообще, то имеет смысл разработать для директора или его дирекции отдельный бланк.

Вопрос № 3: находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе?

Сколько бы видов бланков ни действовало в организации, все они должны находиться от исполнителей на расстоянии вытянутой руки. А бланки для внутренних документов и для тех, которые будут отправлены из организации в электронном виде, располагаются в локальной компьютерной сети.

Вопрос № 4: не пользуются ли некоторые работники устаревшими формами бланков?

Когда-то давно один из работников из лучших побуждений отсканировал пустой бланк исходящего письма, поместил его в личную папку на своем компьютере и пользуется им до сих пор. За это время могли поменяться реквизиты организации, ее адрес и другая информация, включая наименование, но в сознании коллеги это никак не увязалось с необходимостью удалить устаревший файл… Это называется «человеческий фактор», и обнаружить его можно лишь одним способом: внимательно следить за документами на бланках, которые передаются на подпись руководству.

Вопрос № 5: нуждаются ли бланки в учете?

Вести учет бланков имеет смысл тогда, когда использование «внешних» бланков становится трудно контролировать: в подразделения они уходят целыми упаковками, а что происходит с ними потом - неизвестно. Здесь возникает вопрос информационной (а порой и экономической) безопасности.

Учет бланков документов состоит из трех слагаемых:

а) кодирование бланков;

б) контролируемая выдача бланков в подразделения;

в) контролируемое уничтожение испорченных бланков.

Кодирование бланков производится при их производстве в типографии: на каждый наносится уникальный номер (в более продвинутых случаях - штрихкод), по которому любой бланк может быть впоследствии идентифицирован. Выдача бланков коллегам фиксируется также по этим кодам в журнале очень простой формы (Пример 1).

Приучить работников сдавать секретарю или в канцелярию испорченные бланки - пожалуй, самая сложная задача в этой области. Однако это возможно. Время от времени накопленные бланки уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Анализ форм журналов регистрации

С первого рабочего дня нового года заводятся новые журналы регистрации, и все поступившие в организацию или созданные в ней документы получают порядковые номера, начиная с первого.

Если в минувшем году секретаря или делопроизводителя не устраивала форма одного или нескольких журналов, то теперь самое время внести в него новые графы (или, наоборот, удалить ненужные). Главное, чтобы измененная форма журнала регистрации не противоречила интересам работников других подразделений , особенно если одним журналом пользуются работники нескольких отделов.

Пример

В компании велся Журнал регистрации и учета договоров, включающий полтора десятка граф (столбцов). Информацию в него вносили не только секретарь, регистрирующий договоры, но и куратор от ответственного структурного подразделения, и юрист, и архивариус.

Вновь принятый на работу секретарь, не разобравшись, решила, что графы «Условие о пролонгации», «Дата полного исполнения обязательств по договору» и «Срок хранения» ей не нужны, и удалила их. Нетрудно догадаться, что была нарушена целая система делопроизводства договоров в компании и потеряна информация, которая собиралась годами.

Мораль проста: если в учетной форме есть и регулярно обновляются сведения, которые не касаются лично одного работника, то это не означает, что они не нужны другим. Трогать их нельзя!

Наводим порядок в оформлении реквизитов

Документы компании должны оформляться по определенным правилам, в идеале - по разработанной с учетом специфики компании и утвержденной первым руководителем инструкции по делопроизводству. Но в реальной жизни исполнители часто не придают значения оформлению реквизитов создаваемых ими документов. Из-за этого секретарю приходится возвращать проекты на доработку и каждый раз доказывать, что требования инструкции нужно выполнять, а неверное оформление может повлиять на юридическую силу документа и прочие очевидные вещи.

Если мы хотим привести в порядок процесс оформления документов с нового рабочего года, то нужно для начала ответить на следующие вопросы:

регламентирован ли этот процесс (есть ли в организации инструкция по делопроизводству, актуальна ли она, используется ли);
как относятся к необходимости корректно оформлять документы топ-менеджеры организации. Нужно сказать сразу: позиция руководства в этом вопросе определяет жизнеспособность всего процесса.

Инструкцию по делопроизводству мало разработать и утвердить - ее еще нужно внедрить и превратить в рабочий документ . Для этого разрабатывается целый комплекс мероприятий для работников компании, так или иначе работающих с документами, а именно:

ознакомление новых работников организации с правилами создания, оборота и хранения документов;
обеспечение удобства восприятия текста инструкции (создание удобной навигации и предметного указателя в электронной версии документа, визуализация отдельных фрагментов регламента);
постоянная информационная поддержка коллег, неустанные и терпеливые разъяснения закрепленных в инструкции требований.

На практике инструкция по делопроизводству дает право секретарю вернуть на доработку некорректно оформленный проект документа. При этом в задержке будет виноват автор: в организации действует утвержденный на высшем уровне регламент, он находится в свободном для всех заинтересованных лиц доступе, а значит, должен исполняться.

Единственный способ следить за соблюдением положений инструкции по делопроизводству в целом и правильным оформлением реквизитов документов в частности - внести секретаря или делопроизводителя в список лиц, согласующих проекты документов. Оценить оформление и указать на ошибки можно за одну-две минуты, прямо в присутствии автора документа, так что процесс согласования это никак не задержит. В роли «поддерживающей терапии» выступят регулярные обучающие мероприятия по подготовке документов для новых работников компании, адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по этому вопросу, которая укладывается в лозунг: «Документы у нас оформляются правильно!».

Документооборот

Оптимизация процесса согласования документов

Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.

Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:

проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;
у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;
конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.

Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.

Возможные варианты решения проблемы:

передача функции согласования документов другому компетентному работнику, работающему в подчинении согласующего лица (он будет обращаться к своему руководителю только в особо сложных случаях);
снятие функции согласования с этого руководителя (если это возможно);
разъяснение этому руководителю, что согласование документов в той части, за которую он несет ответственность, является его прямой обязанностью наравне с остальными.

Анализ контроля выполнения задач по документам

Обычно в самом процессе контроля исполнения задач по документам сложно что-либо оптимизировать: он либо есть и осуществляется, либо отсутствует. Пожалуй, единственная проблемная область здесь выходит за рамки компетенции канцелярии и скрывается в кулуарах отдела оптимизации бизнес-процессов: система контроля исполнения документов в организации действует, регулярно показывая, что качество исполнительской дисциплины находится на низком уровне. Это говорит о том, что никаких мер к нарушителям сроков исполнения документов не применяется и никакого стимула выполнять задачу в срок исполнитель не имеет. Данная проблема решается не на уровне секретаря. Максимум, чем может помочь последний, - довести информацию до сведения руководства.

Хранение документов

Анализ процесса хранения документов

Пожалуй, этот процесс нуждается в пересмотре более остальных. Причина тому - вступление в силу минувшей осенью Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее -новые Правила). Секретарю или другому работнику компании, ответственному за хранение документов, необходимо посидеть с новыми Правилами с карандашом в руках, чтобы понять, какие точки процесса хранения документов в организации нуждаются в корректировке.

Оформление документов на хранение и передача их в архив

Вопрос о том, кто должен оформлять тома дел на хранение (формировать их, нумеровать страницы, удалять скрепки, прошивать и переплетать) - архив или работники структурных подразделений, является камнем преткновения во всех организациях, где только появился или уже действует архив. Он решается на организационном уровне, и, так или иначе, компромисс удается найти. Начало года - самое подходящее время для того, чтобы поставить точку в этом вопросе и уже начиная с января принимать в архив документы не в виде горы подписанных от руки папок, а хотя бы в частично оформленном виде.

Второй аспект этой темы - график приема документов в архив. Если подразделения передают в архив документы тогда, когда это удобно им, а не архиву, - оптимизация точно нужна. Должно быть ровно наоборот , и теперь это общее правило. Архив (подразделение, работник или рабочая группа по хранению документов) работает в собственном ритме, по возможности равномерно уделяя внимание разным процессам хранения документов. Хаотичный прием дел на хранение создает периоды авралов, которые перемежаются простоями. Порядок можно навести, составив график приема документов в архив на год вперед. Согласованный с руководителями структурных подразделений график утверждает генеральный директор. Лучше всего составить его еще в декабре, но не будет ошибкой сделать это и в начале, и даже в середине года.

В графике приема документов в архив указываются периоды , в которые работники архива готовы принимать документы на хранение от того или иного подразделения (Пример 2). Эти периоды не должны совпадать с проведением в организации экспертизы ценности, составления описей, уничтожения документов и других затратных по времени и человеческим ресурсам мероприятий. Не следует указывать точные даты: все-таки передача документов на хранение - не профильная деятельность подразделения, и в конкретный день ею можно пренебречь в пользу более важных текущих дел.

Фиксирование изменений в локальных нормативных актах

Какие бы процессы ни оптимизировалось в организации, в частности, в сфере делопроизводства, нельзя забывать о том, что все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих локальных нормативных актах. Скорее всего, это будет уже упомянутая нами инструкция по делопроизводству, а если в компании налажен процесс хранения дел - инструкция по подготовке, передаче на хранение, использованию и уничтожению документов.

Как правило, подготовка и утверждение изменений в локальные нормативные акты - процесс довольно длительный. Когда к нему приступать? Лучше всего - когда новая схема будет немного обкатана. Ничего страшного не произойдет, если пару месяцев новая форма работы будет действовать в тестовом режиме. Высока вероятность, что в процессе тестовой эксплуатации она будет еще немного скорректирована. Не менее реалистично и то, что оптимизация не пойдет на пользу процессу и от обновлений придется отказаться.

Напомним, что обновления в локальные нормативные акты (мы сейчас говорим об инструкциях, регулирующих процессы делопроизводства) вносятся путем издания приказа по основной деятельности (Пример 3). Согласующими лицами и лицом, подписывающим документ, выступают те же должностные лица, которые согласовали и подписывали изменяемую инструкцию.

Резюме

Начало года - время, более других подходящее для оптимизации процессов делопроизводства.
Поиск возможных областей для оптимизации нужно вести, последовательно изучая каждый процесс делопроизводства.
Все изменения, принятые при оптимизации, отражаются в локальных нормативных актах организации.

Подробнее см.: Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. 2015. № 10. С. 18-20.

Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 68-74 ( ) ; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I и II // Секретарь-референт. 2015. № 12. С. 76-86.

Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Нельзя недооценить важность документооборота организации, так как:

документооборот – скелет компании, который пронизывает все срезы компании – финансовый департамент, управление кадрами, работа с поставщиками, юридический департамент;
документооборот - не только основа внутренней коммуникации в компании, но и основа коммуникации с внешним миром: клиентами и контрагентами компании, а также с государственными структурами.

Поэтому упрощенный и оптимизированный оборот – это не только экономия ресурсов, но также и имиджевая составляющая для компании.

К сожалению, в настоящее время происходит слияние понятий «упрощения» и «оптимизации» документооборота в умах многих менеджеров. Как правило, любая более-менее успешная и большая организация сталкивается с проблемой организации документооборота и ставит себе цель «упростить» и «оптимизировать» документооборот.

Оптимизация документооборота в юридической практике ничем не отличается от документооборота в других департаментах/отраслях. Рассмотрим пути улучшения документооборота в компании.

Прежде всего, следует следовать новым тенденциям и от полностью бумажного документооборота переходить к электронному документообороту. На деле происходит следующее: документооборот компании (его оболочка, начинка, регламент, схемы движения документов и прочее-прочее) отдается на откуп «цифре» - системе электронного документооборота, сделанной на заказ сторонней организацией или силами программистов компании. Компания получает продукт, позволяющий организовать документооборот в электронной форме как внутри организации, так и в отношении с внешними контрагентами. Однако, один лишь перевод документооборота в «цифру» не может говорить об оптимизации и упрощении. Система электронного документооборота строится на тех же схемах, что и были использованы в «бумажном» документообороте. Документ, проходя все стадии согласования в электронной форме, часто распечатывается по тем или иным причинам, что сводит на нет идею отказа от бумаги. Электронный документооборот также подвержен сбоям, техническим неполадкам, зависящим как от группы поддержки и разработки, так и от внешних факторов (проблемы с электричеством, сетью, обновление программного обеспечения, обновление оборудования).

Электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота. Самая очевидная экономия – экономия бумаги . На первый взгляд, это небольшая статья расходов, но если проанализировать расходы на печать документов в различных компаниях, то будет видно, что на это расходуется большая часть средств компании. Другие сэкономленные блага – экономия места и ресурсов для хранения документов, экономия на пересылки документов по почте или с использованием курьерских служб. Также оптимизация рабочего времени сотрудников, которые раньше, например, должны были сдавать некоторые виды отчетности в бумажном виде , а теперь это можно сделать в электронном виде – таким образом, экономится время на перемещение, на ожидание в очередях. Также необходимо упомянуть время на поиск документов – при электронном документообороте время на поиск сокращается.

Следует заметить, что документооборот как процесс состоит из цепочки определенных последовательных структурированных элементов. С этой позиции, упрощение и оптимизация должны повлечь за собой отказ от одного из элементов процесса, либо объединение элемента с другим элементом, либо модернизация этого элемента по смыслу/исполнению. Поэтому перевод документооборота в цифровое поле сам по себе ничего не меняет в процессе, а наоборот, может добавить несколько лишних элементов в процесс.

Тем не менее, электронный документооборот в некоторых ситуациях действительно сокращает количество бумажной работы и необходимых ресурсов для выполнения той или иной задачи. Так, например, подача документов налоговой отчетности в налоговую службу (при наличии ключа цифровой подписи и специального программного обеспечения), позволяет отправить документы в налоговую не отходя от компьютера. Что касается юридической практики, то в настоящее время можно подать исковое заявление, жалобу (кассационную, надзорную, аппеляционную) в сети Интернет, например с помощью сервиса https://my.arbitr.ru/.

Во-вторых, возможен переход от обычного электронного документооборота к документообороту с использованием облачных технологий. В настоящее время эксперты видят большой потенциал в облачных технологиях. Применительно к документообороту, у облачных технологий существуют следующие преимущества: цена – нет необходимости выстраивать полную инфраструктуру управления документооборотом, держать штат сотрудников для обслуживания инфраструктуры. В облачной модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет. Также преимуществом является то, что информация, хранящаяся в «облаках» может быть доступна не только со стационарного компьютера а офисе, что важно сейчас, когда требуется высокая мобильность.

Следует помнить, что переход к электронному документообороту или облачным технологиям не является панацеей. Совершение технологий не принесет желаемого эффекта, если сам процесс не усовершенствован.

Например, одним из способов упрощения и оптимизации документооборота в практике стал отказ от того, что принято называть хорошим, структурированным, продуманным документооборотом (следует сразу пояснить, что речь идет о внутреннем документообороте в отдельном департаменте). Все началось с того, что в юридическом департаменте решили отказаться от переписки по электронной почте. Все вопросы решались лично/устно/по телефону, либо в форме неформальной переписки с использованием корпоративного сервиса коротких сообщений. Гораздо быстрее и проще написать в живой чат в неформальной форме "привет, что у нас по проекту?" и получить сразу ответ, чем составлять типичное письмо, полное т.н. корпоративной этики, канцеляризмов и лишних слов. Сотрудники стремились к тому, чтобы любая информация была умещена в 150-200 знаков. Следующим этапом стал отказ от ведения протоколов заседаний рабочих/проектных групп. Ранее такие протоколы подготавливались и согласовывались несколько дней, проходя по цепочке "заседание/совещание - рабочая тетрадь - проект протокола - согласование проекта протокола с участниками - внесение правок - повторное согласование с участниками - согласование с руководителем заседания/совещания - подпись - рассылка - хранение протокола". Теперь же все сводилось к "заседание/совещание - рабочая тетрадь - рассылка основных тезисов в сервисе коротких сообщений". Таким образом, ради упрощения документооборота произошел отказ от определенных элементов, о которых говорилось выше.

Представленный пример оказался заразителен, за считанные месяцы практически вся компания (а это около 2000 человек в России) перешла в заданный юридическим департаментом формат общения. Этот локальный успех позволил получить необходимое ПО для лучшей реализации своих идей (если вкратце - департамент получил современный сервер для облачного общения с любого устройства и мгновенным поиском по заданным темам, умный рубрикатор, что позволило аккумулировать множество неформальных переписок в единую систему знаний по проектам с возможностью прикрепления документов и контроля сроков). Но главное, получили возможность экспериментировать и дальше. Следующим этапом стал отказ от согласования документов (в т.ч. договоров) по длинной цепочке. Любой документ, будь то согласование или создание нового, одновременно рассматривается всеми свободными сотрудниками отдела. Документ хранится на сервере, все правки и комментарии вносятся в режиме реального времени, действует правило мгновенного решения проблемы. Т.е. любой сотрудник, натолкнувшийся на комментарий/изменение в документе, обязан отработать его: согласовать/не согласовать/предложить свой вариант. Лишь только после этого осуществляется переход к остальной части документа. Таким образом, не смотря на одновременную работу с документом 5-7 человек, мы не получали красный от правок и комментариев документ, а наоборот - в короткие сроки рабочую версию проекта документа, отработанную всем департаментом, с историей изменений. Такой документ оставалось рассмотреть лишь начальнику, после чего он либо утверждался, либо попадал на повторное рассмотрение в департамент. Таким образом, вместо привычной иерархической структуры рассмотрения документов в несколько этапов мы пришли к двухэтапному и быстрому: отдел-начальник.

Также в целях сокращения сроков рассмотрения документов и запросов сотрудниками юридического департамента были разработаны рекомендации к запросам, направляемым в юридический департамент. Эти рекомендации четко описывали всю необходимую юридическому департаменту информацию по той или иной ситуации. Таким образом, прежде чем создать запрос к юристам, человек загружал всю необходимую информацию на сервер, что в 80% случаев снимало необходимость юристов запрашивать дополнительную информацию у коллег. Такое очевидное решение позволило сократить время исполнения определенного вида запросов более чем в два раза, так как порой информацию от структурных департаментов приходилось ждать несколько дней.

В качестве итога можно сказать, что перевод документооборота в электронную форму не является панацеей в плане оптимизации и упрощения. В свою очередь, снятие запрета на использование сотрудниками сервиса коротких сообщений и устранение излишних формальностей, может привести к неожиданным результатам и существенно упростить и оптимизировать документооборот в компании.

Для оптимизации документооборота можно использовать и другой подход, например, методологию «Шесть Сигм» - инструментами DMAIC (от английский define, measure, analyze, improve, control - выявить, измерить, проанализировать, усовершенствовать, проконтролировать). Данный инструмент используется для управления проектами и будет уместен при проведении проекта по оптимизации документооборота в компании.

Таким образом, первым шагом в проекте оптимизации документооборота будет определение целей проекта и запросов внутренних и внешних «потребителей» документооборота. Затем необходимо измерить процесс, чтобы понять текущее состояние – составить карты потоков документации, провести опросы сотрудников различных департаментов, а также контрагентов компании и др. Следующий шаг - анализ и определение коренных причин потерь в процессе документооборота. После чего можно будет разработать мероприятия по улучшению процесса

Так, например, возможным улучшением может стать разработанный стандарт для заполнения тех или иных документов. Стандарты позволяют сократить количество возможных ошибок в документе, в частности, связанных с неправильным оформлением, сократит время работы с документом.

Полезным для компании может быть график документооборота, который позволит сократить время ожидания того или иного документа от участников документооборота.

Зачастую сотрудники компании сталкиваются с проблемой дублирования в документообороте, когда для одной операции составляется множество различных документов, записей отметок, которые не всегда необходимы. А дублирование – это одна из значимых потерь в процессе.

Также оптимизации документооборота будет способствовать стандартизация в организации архива документов – документы хранятся по определенным категориями, желательно при использовании различных визуальных средств, как, например, различные цвета папок для различных категорий. Внутри категорий также существует четкая организация, название документа отражает содержание документа. Такие меры позволят значительно сократить время на поиск.

Итак, были предложены ряд мер, которые помогут оптимизировать документооборот в компании. Но этот перечень мер не является закрытым. В каждом конкретном случае возможны свои методы организации.

Заключающим и, наверное, самым важным этапом в инструменте DMAIC является последний этап – контроль. Необходимо не просто ввести ряд новшеств в процесс документооборота, а проконтролировать, что они действительно используются, иначе процесс очень скоро вернется в ту точку, с которой проект начинался.

Таким образом, подводя итог, сформулируем основные корпоративной системы управления документами, каждый из которых может быть объектом для проектирования оптимизации документооборота:

1) документы нужно надежно хранить и быстро находить;

2) документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании;

3) участники деловых и хозяйственных процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия;

4) система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы.

Также следует помнить, что вся система должна быть обеспечена адекватными ИТ-технологиями и то, что усовершенствование должно быть постоянным процессом. Всегда найдется путь, как сделать документооборот более быстрым, эффективным. Поэтому главное – не останавливаться на достигнутом.

"Главбух", 2005, N 5

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль.

Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. А как отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец не удосужился потребовать их? Или время рассчитывать зарплату, а из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц?

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

Скажем "нет" бумажной волоките

Естественно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждой фирме придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее - от объема хозяйственных операций.

Документооборот "по-простому"

Даже если у вас небольшая фирма, к организации документооборота не следует подходить формально. Ведь от того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.

При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т.д.). Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например , сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

Примечание. Комментирует Александр Елин, исполнительный директор АФ "Академия аудита" (г. Москва):

На небольших предприятиях значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Как показывает практика наших аудиторских проверок, наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.

Документооборот "по-взрослому"

На крупных предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

Примерная структура такого графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. Некоторые фирмы при составлении графика используют именно это Положение, большинство же разрабатывают собственную структуру графика. Выглядеть она может, например, так:

График сдачи документов в бухгалтерию

Можно сделать и единый график документооборота для всего предприятия.

Примечание. Комментирует Анатолий Опарин, главный бухгалтер ОАО "Металлургический завод "Электросталь" (г. Электросталь, Московская обл.):

На заводе, где я работаю, действует график сдачи первичных документов, который ежегодно утверждается приказом генерального директора и является неотъемлемым элементом учетной политики предприятия. Построен он по такому принципу: наименование (вид) документа - кто сдает (отвечает) - срок сдачи - куда представлять. Например , сдать в бухгалтерию счета-фактуры по приобретенным сырью, материалам, услугам финансовый отдел должен в течение 5 дней после отгрузки в наш адрес товаров (работ, услуг). Акты ликвидации основных средств из цехов нужно оформить до 1-го числа следующего месяца и т.д.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию. Как нам рассказала Елена Шитько, главный бухгалтер ОАО "Оскольский электрометаллургический комбинат" (г. Старый Оскол-15, Белгородская обл.), на предприятии, где она работает, в должностных инструкциях установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота. Этот график утверждается приказом по комбинату и определяет сроки составления и получения документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов, заработной платы, реализации готовой продукции и т.д. Кстати, на комбинате разработан также отдельный стандарт "Документооборот в бухгалтерском учете хозяйственных операций", в котором определен порядок оформления первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета. Этот стандарт предусматривает возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливает общий порядок организации документооборота на предприятии.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно поступить и по-другому - один общий график документооборота разбить на несколько более узких.

Примечание. Комментирует Надежда Павлова, главный бухгалтер ГУП "Петербургский метрополитен" (г. Санкт-Петербург):

Метрополитен является достаточно крупной организацией, поэтому у нас действует несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота на метрополитене. Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (по учету основных средств, по учету материалов и т.д.). И в-третьих, регламент представления документов по прочим операциям (в том числе авансовых отчетов). Все эти документы утверждены начальником метрополитена. При этом для оперативности у нас на метрополитене широко применяется электронная система документооборота. Сначала в централизованную бухгалтерию из других подразделений (или наоборот) документы передаются в электронном виде, проверяются и при необходимости в них вносятся исправления. Окончательный вариант передается уже на бумаге. Конечно, есть и исключения. Например , документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры), сразу передаются в бухгалтерию на бумажном носителе.

Примечание. Комментирует Любовь Сидорова, директор департамента учета и отчетности ЗАО "Аптеки 36,6" (г. Москва):

Документооборот в нашей компании очень большой, поэтому для его организации мы используем множество отдельных положений, в частности, регламент предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по командировкам, процедура выполнения функций склада и т.д. С этими документами в обязательном порядке знакомятся сотрудники, ответственные за выполнение тех или иных процедур. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

Как обеспечить соблюдение порядка

Составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами: требовать, бегать, просить. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие пять шагов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
Шаг 4. Оптимизация документооборота.
Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование

Задачами первого шага - описание предприятия - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;
построение схем их взаимосвязей;
сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;
их систематизация в альбомы;
описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);
построение тематических и сводных схем документооборота;
проведение логического и реквизитного анализа документов;
анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;
выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);
разработка предложений по устранению дублирования информации;
разработка предложений по унификации документов;
разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;
разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;
разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок : своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации .

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам . Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме . Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов :

При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием . На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы , они также способствуют преобразованиям.
Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности . По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход , так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Ольга Дмитриевна Kaвepинa , кандидат экономических наук, доцент кафедры статистики, учета и аудита Санкт-Петербургского государственного университета